El responsable del fichero deberá cumplir todos los requisitos legales y reglamentarios para obtener el consentimiento del afectado a la hora de guardar o archivar sus datos, realizar un tratamiento de los mismos, cederlos a terceras personas, etc.

Cabe destacar, entre otros derechos, el derecho que tiene el titular de los datos de ser debidamente informado, previa o posteriormente a la recogida de los datos (dependiendo del supuesto), sobre la existencia de un fichero o tratamiento, procedencia de los datos, la finalidad para la que se recogen sus datos, la identidad del responsable del fichero, el carácter obligatorio o voluntario de facilitar los datos, de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al fichero, etc.

Desde esta perspectiva, para posibilitar o facilitar el cumplimiento de estas obligaciones, el responsable del fichero deberá insertar en sus contratos, facturas, albaranes, web, etc, las cláusulas necesarias que le permitan, por un lado, dar cumplimiento a dichas obligaciones y, por otro lado, acreditar el cumplimiento.

Para la redacción, tanto de las cláusulas de información, como de los contratos que regulan las relaciones con terceros, será necesario analizar la situación concreta del responsable del fichero, el tratamiento que se tiene previsto hacer de los datos, la circulación de la información, el carácter de los datos, la relación entre el titular de los datos y el responsable del fichero, la relación entre el responsable del fichero y sus trabajadores o colaboradores, la existencia de encargados del tratamiento externos, etc.

Entre otros será necesario disponer de los siguientes documentos para regular el tratamiento de los datos: